Tässä blogissa pohdin tiedottamista silloin, kun asioilla ei ole kiire, ja niitä ehditään rauhassa valmistella. Joskushan on välttämätöntä tiedottaa mahdollisimman pian. Nyt ei kuitenkaan mennä siihen.

Ennakoon tiedossa olevat aiheet

Ennakkoon tiedossa olevasta asiasta tiedottaminen on oikeastaan aika helppoa, kun sen suunnittelee ajoissa ja toteuttaa sitten rauhallisesti suunnitellussa aikataulussa. Kannattaa ottaa aikataulutuksessa huomioon mahdolliset loma-ajat ja viikonloput.

Jos esimerkiksi tiedetään, että elokuussa pitää joku asia tiedottaa, niin tämän valmistelu pitää tehdä jo ennen lomakautta. Monesti asiat elävät vielä viime metreille, mutta sekään ei haittaa mitään. Tiedotteen hyvään valmisteluun kannattaa varata aikaa useampi työpäivä. Pienten yksityiskohtien, kuten nimien, kellonaikojen tai päivämäärien päivittäminen ei vie muuten valmiiseen tiedotteeseen kauaa.

Sisältö kuntoon

Olen törmännyt joskus sellaiseenkin, että tiedottaa halutaan, vaikka aiheen yksityiskohdat ovat sisäisestikin vielä varmistamatta. Ja joskus on tiedotettukin. Raflaavilla tiedoilla saadaan hyvällä tuurilla kivasti julkisuutta, mutta on pelkästään noloa, jos käytännön asioista ei kukaan osaakaan vielä sanoa mitään, kun joku kysyykin lisätietoja. Kaikki pitää olla valmista ja varmaa, ennen kuin voidaan tiedottaa. Toki myös asioiden valmistelun aloittaminen on usein perusteltu tiedotusaihe. Tämä pitää selkeästi tuoda tiedotteen tekstissä esille.

Kun asiat ovat varmoja, voi näistä rakentaa yksinkertaisen ja avainasioissa pysyttelevän tiedotteen. Samaan tiedotteeseen ei kannata tunkea liikaa asiaa, etenkään, jos se ei suoranaisesti liity aiheeseen.

Sitten tärkein: Muista laittaa tiedotettava asia ensimmäiseksi. Lisä- ja taustatiedot voivat käydä ilmi tiedotteen loppuosasta. Ikävistä asioista on tietysti hankala tiedottaa, mutta sitä ikävää juttua ei kannata piilottaa pitkän viestin viimeiseen virkkeeseen, kun se ei tee asiasta yhtään kivempaa. Yleensä käy niin, että vastaanottaja vain menee sekaisin ja joutuu lukemaan viestin monta kertaa, ennen kuin käsittää, mitä siinä yritetään sanoa.

Vastaanottajat ja kanavat

Jos tiedotteen lähettämisen päivänä vasta mietitään vastaanottajia, ollaan jo myöhässä. Toki jos vastaanottajia on viisi, niin sen ehtii tietysti hoitaa vielä samana päivänäkin. Jos taas viestejä lähetetään sadoille henkilöille, pitää listat olla kunnossa useampi työpäivä ennen lähettämistä.