Toisissa asioissa ostaminen on hankalaa. Ostajana eli asiakkaana sinä olet merkittävässä roolissa, sillä vain sinä tiedät, mitä organisaationne odottaa ja toivoo. Varsinaisesta ostettavasta palvelusta ei välttämättä ole käytännön kokemusta tai tietoa. Miten markkinoinnin tai viestinnän projektien edes kuuluisi edetä ja mitä ne pitävät sisällään? Tässä muutama vinkki viestinnän tai markkinoinnin ostajalle.

  • Sopikaa ensin sisäisesti, mikä on budjetti, ja kuka tai ketkä teidän päässä ovat mukana projektissa. Erityisen tärkeää on valita sopiva henkilö hyväksymään materiaaleja. Onko hänellä aikaa olla projektissa mukana ja vastata lisäkysymyksiin, hyväksyä vedoksia?
  • Aikatauluun sitoutuminen. Kaikissa projekteissa olisi hyvä olla aikataulu. Mitä laajempi projekti, sitä tarkempi aikataulun tulee olla. Aikataulu pitää tehdä yhdessä tai palveluntuottaja voi esittää omaa ehdotustaan. Aikataulun tekemiseenkin menee aikaa ja osaamista.
  • Ennen tarjouspyyntöön vastaamista, moni palveluntuottaja kysyy tarkentavia kysymyksiä kohteesta (tai ainakin pitäisi…). Varautukaa vastaamaan niihin. Kysymyksiä voivat projektista riippuen olla esimerkiksi: Milloin tämän pitää olla valmis? Mitä varten tätä tehdään? Mitä halutaan saada aikaan? Minkälainen kohderyhmä on? Onko teillä viestinnän tai markkinoinnin strategiaa / koska strategia on päivitetty? Onko graafista ohjeistoa, onko virallista logoa tai tunnusta, tiettyjä fontteja vai pitääkö ne määritellä itse? Onko teillä valokuvia?
  • Jo tarjouspyyntövaiheessa olisi hyvä keskustella hinnasta edes sen verran, että molemmat osapuolet tietävät, onko kyseessä tiukan budjetin projekti vai onko rahallista resurssia käytössä enemmänkin.
  • Seuraa tärkeä kohta: Jos budjetti on tiukka ja tämä on kaikilla tiedossa: älä odota mersua, jos olet tilannut ladan. Monesti nälkä kasvaa syödessä, joten hyviin tapoihin kuuluu (molempien osapuolten osalta) tarvittaessa varmistaa, että mitä sopimukseen sisältyikään.
  • Hyväksytysprosessit. On kaikkien etu, että sovitut aikataulut pitävät. Merkkaa sinäkin kalenteriisi sovitut deadlinet ja pitäkää niistä yhdessä kiinni. Jos vedoksen hyväksytykselle on sovittu päivämäärä, varaa aikaa oikolukuun ja muista kuitata. Kuittauksen jälkeen homma etenee. Ole erityisen tarkka, jos vaiheessa A. kuitattu kokonaisuus vaikuttaa koko loppuprojektiin.
  • Luottakaa toisiinne. Luota asiantuntijaan. Hänenkin pitää pystyä luottamaan sinuun: vastuullasi on, että teidän puolelta tuleva tieto on oikeaa ja laillista.

    BONUSVINKKI: Jos et ymmärrä jotain, niin hyvä ihminen – kysy. Ammattilainen kyllä tietää, että sinä et ole ydinosaamisalueellasi, joten typeriä kysymyksiä ei ole.